La dématérialisation des documents est un concept avantageux dont nombreuses sociétés veulent bien adopter. La dématérialisation peut être native c’est-à-dire une production directe de document numérique ou différée lorsqu’il s’agit de numérisation de tous supports papiers. Voici les cinq grands avantages de l’adoption de cette pratique en entreprise :
Pourquoi dématérialiser ? Afin d’avoir une réduction des coûts :
Si vous vous posez la question : pourquoi dématérialiser les documents, sachez qu’il y a plusieurs avantages.
Les documents peuvent être des pièces juridiques, comptables ou administratives nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Leur production et leur traitement entrainent des coûts non négligeables: acquisition de matériel d’impression, coûts accessoire (papiers, encre, électricité, entretien matériel), frais d’envoi de courrier (cas des contrats, bulletin de paie, relevés bancaires…) et des frais logistiques (archive, classeur, armoire de rangement…). La dématérialisation contribue à réduire le volume des documents à produire et réduit en conséquence la plupart des frais permettant de faire de l’économie. Par l’occasion, la dématérialisation permet de gagner de l’espace L’utilisation d’espace supplémentaire peut entraîner des charges de structure importantes.
La fluidité des circuits de documents :
La mise en place du processus de dématérialisation renforce la circulation des documents. De plus, avec une sécurisation renforcée du système informatique, les documents peuvent être partagés. Aujourd’hui, le canal utilisé pour partager les documents sont le réseau interne et internet.
La réduction du temps de recherche :
Pour chercher un document dans les archives, il faut compter en général 15 minutes au minimum. Ainsi, il y a un gain de temps énorme lorsque les documents sont numérisés et stockés en réseau dans un serveur ou en local dans un ordinateur ou dans tout autre support informatique.
La mise en valeur du travail collaboratif :
La dématérialisation des documents incite la collaboration et le renforcement des relations de travail entre les collaborateurs. Le résultat du travail collaboratif est bénéfique aussi bien pour la société que pour les collaborateurs.
La protection de l’environnement :
La dégradation de l’environnement à cause de la déforestation n’est plus une hypothèse à prouver. Elle existe bien et l’adoption de la dématérialisation permet de contribuer à la protection des forêts. Il s’agit donc d’une démarche écoresponsable.
Le processus de dématérialisation peut être mis en œuvre par l’entreprise. Toutefois, il est possible d’externaliser ce processus. Avec Vivetic Group, une entreprise spécialisée dans l’externalisation des processus métiers, la dématérialisation ne sera pas un poids supplémentaire pour l’entreprise. Un centre de dématérialisation dédié est réservé aux clients de Vivetic pour satisfaire leurs exigences et répondre à leurs besoins. Pour plus d’informations dans le domaine d’externalisation des services généraux et la dématérialisation, visitez le site https://www.vivetic-group.com/